Le cadre utilisé pour la tenue d’une compétition d’épellation des mots est un des aspects importants pour la réussite de l’expérience. En fonction du nombre de candidats et du standing de l’événement, cela peut varier d’un simple local sans équipements particuliers, à une grande salle de spectacle dotée de tous les équipements modernes de production et de diffusion.

Quel que soit le contexte, il est généralement recommandé de disposer des éléments suivants :

• Le podium où doivent installés autant de sièges que de candidats pour accueillir essentiellement ces derniers, placés face au public.
• Un micro debout idéalement avec une tête flexible est nécessaire pour recueillir l’épellation des candidats.
• Derrière les candidats ou de chaque côté du podium est(sont) positionné(s) un(des) écran(s) qui diffuse(nt) à l’attention du Jury et de l’assistance, des informations sur le déroulement du concours.
• En face des candidats sur le podium, de plus petits écrans placés au sol leur permettent de connaître la durée de l’épellation et les autres informations diffusées au public sur l’(les)écran(s) ou principal(aux).
• Le cadre des membres jury, placé en contre-bas du podium (selon la disposition de la salle) en face des candidats, et avant le public. Le jury est équipé de micros (idéalement de table) individuels afin d’interagir avec les candidats et de passer des informations à l’assistance.
• Les sièges de l’assistance, placés en retrait derrière l’emplacement du jury, permettent d’accueillir autant de monde que le permet la capacité du local.

La base de toute compétition d’épellation des mots est la liste des mots. Un dictionnaire de référence est généralement choisi pour servir de recours unique pour la validation de l’orthographe des mots. Cette information doit être formellement indiquée aux candidats pour leur préparation.

Avant de commencer à organiser la compétition, les organisateurs doivent déterminer le niveau de compétence requis pour les participants. Si la compétition est destinée aux élèves du primaire, les mots doivent être simples et faciles à épeler. Si la compétition est destinée aux élèves du secondaire, les mots peuvent être plus difficiles, et plus complexes pour les candidats adultes ou plus éduqués.

En effet, pour leur préparation au concours, les candidats doivent disposer des ressources dont certaines peuvent être fournies par les organisateurs. Pour les grandes compétitions, aucune liste de mots n’est en principe mis à la disposition des candidats. Ceux-ci peuvent tomber sur n’importe lequel des mots du dictionnaire de référence.

Cependant, certaines associations utilisent des listes de mots dont une partie est mise à disposition des candidats pour leur préparation, les autres étant considérés comme des mots « mystères » qu’ils découvriront pendant la compétition.

L’administration d’une compétition d’épellation des mots peut se révéler être une activité intellectuellement exigeante. Il est donc impérieux qu’elle soit assurée de préférence par des enseignants de lettres, et si possible par des enseignants de Français suffisamment informés des règles d’orthographe et des particularités de la langue.

Le Jury peut être composé d’un (idéalement deux) à six membres :

• L’animateur est chargé de coordonner les relations entre les différents membres du jury, et entre les membres du Jury, les candidats et l’assistance. Il est recommandé de choisir un professionnel de l’impresario habitué des scènes et des événements culturels pour garantir la qualité de l’animation.
• Le Président du jury assure la présidence du jury et sanctionne chaque épellation. Une personnalité expérimentée est conseillée pour ce rôle. Il doit faire autorité.
• Le Vice-président relaie le président du Jury de temps en temps
• Le Prononceur principal donne la prononciation des mots ainsi que les différentes informations jusqu’à ce que le candidat comprenne le mot à épeler. Expert de la linguistique, il doit maîtriser la prononciation des mots français. Ce rôle est stratégique pour la qualité et l’image de marque de la compétition. Il est conseillé aux grandes organisations de professionnaliser cette fonction vu son caractère incontournable.
• Le Prononceur adjoint relaie le Prononceur principal de temps en temps dans la compétition
• Le rapporteur note l’épellation donnée par le candidat ainsi que la sanction donnée par le Président ou le vice-président du Jury.

Les organisateurs peuvent choisir de combiner certains de ces rôles selon la taille de la compétition et le budget de l’activité. On peut envisager ainsi des configurations

• Animateur + Prononceur/Prononceur Adjoint + Juge/Juge Adjoint + Rapporteur
• Animateur + Prononceur/Prononceur Adjoint + Juge/Juge Adjoint/Rapporteur
• Animateur/Prononceur/Prononceur Adjoint + Juge/Juge Adjoint/Rapporteur